Muchas empresas hacen uso, a veces sin ser conscientes, del modelo de outsourcing. Por ejemplo, es frecuente subcontratar la gestión de tareas específicas (contables, fiscales, de recursos humanos, jurídicas, etc.) a un proveedor de servicios externo.
Sin embargo, el impacto del outsourcing puede ir más allá de contratar a empresas especializadas en materias que no dominas, también puede ser una manera de reducir la carga de trabajo en ciertos departamentos, aumentar la productividad o acelerar la transformación digital de tu empresa.
En este post, te explicamos qué significa outsourcing, cuáles son sus ventajas, qué es una empresa de outsourcing y en qué te tienes que fijar si te estás planteando subcontratar servicios para acceder a nuevas tecnologías o a personal especializado.
¿Qué es el Outsourcing?
El outsourcing o externalización, no es más que recurrir a un proveedor externo para delegar en él ciertas tareas o funciones que no puedes o quieres asumir. Puede tratarse desde tareas puntuales, áreas específicas de la empresa o incluso procesos empresariales completos.
Uno de los objetivos de tercerizar funciones o acciones, es reducir los costes de las operaciones ajenas a la actividad principal del negocio para maximizar la rentabilidad.
Algunos ejemplos típicos de servicios de outsourcing son las asesorías fiscales, las agencias de publicidad, empresas de diseño gráfico, logística o servicios IT. Estas empresas pueden ayudar a tu negocio a reducir los tiempos de entrega o cubrir sus necesidades sin ampliar plantilla ni crear nuevos departamentos.
Al final, el propósito principal es delegar aquellas funciones que te impiden centrarte exclusivamente en tus objetivos de negocio o que no te resultan rentables.
¿Cuándo recurrir a una empresa de outsourcing?
Las razones para contratar servicios de outsourcing pueden ser muy diversas. Aquí te contamos algunos de los casos en los que es conveniente estudiar esta opción:
- Hay tareas ajenas al core de tu negocio o departamento que te están quitando el tiempo que necesitas para avanzar o llegar a los objetivos marcados.
- Tu productividad es baja por falta de recursos humanos y/o tecnología adecuada.
- Precisas de un equipo especializado para desempeñar funciones vitales que no dominas.
- Quieres aumentar la producción sin perder calidad ni recurrir a la contratación de nuevos empleados.
Tipos de outsourcing
Existen diferentes tipos de outsourcing. Por ejemplo, podemos diferenciar entre outsourcing para empresas in-house u off-house, en función de si la actividad subcontratada se realiza dentro o fuera de las instalaciones del contratante.
Si lo que pretendes es internacionalizar la empresa, una vía interesante para conseguirlo puede ser optar por el offshoring. Se trata de apoyarte en un proveedor de servicios ubicado fuera de tus fronteras, para abaratar costes o poder llegar a nuevos mercados.
Por otro lado, el proceso de outsourcing puede abarcar unas funciones determinadas (servicio co-gestionado) o suplir a un departamento entero (proveedor de servicios gestionados o MSP).
Ventajas del outsourcing
La externalización o subcontratación tiene múltiples ventajas, entre ellas:
- Reducción de riesgos al contratar los servicios externos de una empresa con la experiencia y/o recursos necesarios para llevar a cabo funciones muy específicas.
- Ahorro de tiempo y de dinero:
- Sin pasar por procesos de recruiting, contratación y formación.
- Sin ampliar la plantilla.
- Sin aumentar tu espacio o adquirir nuevo equipamiento.
- Aumento de productividad:
- Podrás focalizar tu energía en proyectos de valor, delegando aquellas funciones que te roban tiempo para conseguir tus objetivos.
- Ofrece una mejor atención al cliente.
Aunque también existen algunos riesgos…
No todo puede ser perfecto. El outsourcing tiene algunos inconvenientes, sobre todo si la empresa elegida no cumple con tus expectativas.
Pueden darse problemas de seguridad al tener que compartir información privada con estas empresas externas, pueden ofrecer un servicio de menor calidad del esperado o puede que no sean capaces de adaptarse al 100% a tu forma de trabajar o de entender tu negocio.
Empresas de outsourcing IT
La externalización de servicios IT es uno de los ejemplos de outsourcing más comunes y se puede dar en negocios de todos los tamaños. Podemos encontrar:
- Empresas sin departamento IT que deciden delegar este tipo de servicios especializados en una empresa subcontratada.
- Empresas que disponen de departamento IT propio, pero necesitan apoyo rutinario o estratégico para desarrollar correctamente su actividad y/o alcanzar sus objetivos.
¿Por qué apostar por el servicio de outsourcing IT?
Externalizar o delegar funciones informáticas ofrece varias ventajas a las empresas. Una de las más importantes es el ahorro de costes. Al delegar las actividades informáticas en un proveedor externo, se pueden reducir los costes significativamente, al beneficiarse de los recursos de un tercero.
El outsourcing de los servicios IT proporciona acceso a tecnologías, herramientas y la experiencia de profesionales especializados en el sector que no están disponibles internamente.
Todo ello te permite centrarte en tus actividades principales, mejorando la productividad y manteniendo un alto nivel de servicio y calidad. Además, los proveedores externos pueden responder de forma más rápida y eficaz a los problemas de IT, lo que se traduce en poder solucionar antes cualquier incidencia.
La externalización de IT también mejora la flexibilidad operativa, ya que las empresas pueden escalar fácilmente sus soluciones de IT según sus necesidades específicas.
Por último, también es importante señalar que la externalización de IT añade una capa de seguridad a tu empresa, debido a que los proveedores externos son plenamente conscientes de los riesgos potenciales y pueden evitar que se produzcan.
¿Qué debes tener en cuenta al contratar a una empresa de outsourcing de servicios IT?
Como hemos visto, este tipo de externalización permite a las empresas ahorrar tiempo y dinero, simplificar sus operaciones informáticas, aumentar su ciberseguridad y acceder a tecnologías y conocimientos avanzados.
Pero no todos los proveedores de servicios gestionados (MSP) o cogestionados ofrecen el mismo servicio ni el mismo nivel de atención y rapidez.
Por ello, al seleccionar a una empresa de externalización de IT, debes tener en cuenta varios factores, entre ellos:
- Experiencia y tecnología necesarias para prestar los servicios IT deseados.
- Conocimientos del sector y de la normativa vigente.
- Altos estándares de seguridad (ISO 27001).
- Capacidad de monitorización y velocidad de respuesta.
- Implicación y nivel de adaptación a tu tipo de negocio.
Liberta IT es tu mejor outsourcing partner
La subcontratación es una estrategia empresarial que puede ayudar a reducir costes, aumentar la eficacia y optimizar las operaciones comerciales.
En este post esperamos haberte ayudado a entender qué es la externalización (outsourcing), para qué sirve y cuáles son sus principales ventajas.
Eso sí, recuerda que es muy importante seleccionar al proveedor adecuado y tener en cuenta varios factores para asegurarte de que la asociación será beneficiosa para ambas partes. Solo de este modo, podrás sacar el máximo partido a la externalización de IT y mejorar tus resultados.
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