Microsoft sube las licencias de Office un 12-17% en julio: lo que tienes que hacer antes de que te llegue la renovación

Hace dos semanas un director general de una asesoría de 18 personas en Alcobendas me llamó un viernes por la tarde con la cara de quien acaba de abrir un correo y no le ha gustado. «Luis, me han avisado de que en julio sube Microsoft un 12% y mi gestor de cuenta solo me dice que firme la renovación cuanto antes. ¿Esto es así, hay truco o me están vendiendo algo?»

La respuesta corta: la subida es real, el plazo es el 1 de julio de 2026 y, si tu renovación cae después, te llega sin negociación. La respuesta larga es la que importa: tienes una ventana de seis semanas para revisar lo que pagas, decidir si renuevas ahora o cambias de plan, y limpiar lo que sobra antes de firmar otro año entero al precio nuevo. Te lo cuento como se lo conté a él.

¿Qué cambia exactamente el 1 de julio de 2026?

Microsoft confirmó la nueva tarifa en su Licensing News de diciembre 2025 y la mayoría de partners ya han movido aviso. Los números, en euros al cambio actual:

• Microsoft 365 Business Basic: de unos 6 € a unos 7 € usuario/mes. Subida del 16,7%.
• Microsoft 365 Business Standard: de unos 12,5 € a unos 14 € usuario/mes. Subida del 12%.
• Microsoft 365 Business Premium: subida en línea con Standard, en torno al 12-13%.
• Office 365 E3 / Microsoft 365 E3: subida del 8,3%.

La subida viene acompañada de funciones que Microsoft ha movido al precio base (Teams Phone básico, algunos Copilot Chat features sin licencia adicional). Si tu equipo no las va a usar, estás pagando más por algo que no consumes. Si tu equipo va a empezar a usarlo en serio, el cambio puede compensar. Esa es la conversación honesta.

Lo que conviene tener claro: este cambio se ejecuta sobre tu contrato cuando renueves. Si tienes un anual cerrado en marzo, sigues al precio viejo hasta marzo del año que viene. Si renuevas en agosto, tu factura sale ya con el precio nuevo durante 12 meses.

Por qué este cambio le duele especialmente a una pyme

Para una empresa de 30 personas en Microsoft 365 Business Standard, el cálculo es directo:

• 30 usuarios x 12,5 €/mes x 12 meses = 4.500 €/año ahora.
• 30 usuarios x 14 €/mes x 12 meses = 5.040 €/año desde julio.
• Diferencia anual: 540 €.

Para 60 personas, 1.080 €/año. No es una catástrofe, pero es exactamente el patrón que tu director general odia: una factura que sube sola sin que nadie le avise con tiempo y sin que pueda negociarla.

Y aquí está el segundo problema, el que rara vez te cuentan. La mayoría de pymes con las que entramos en Libertia IT paga licencias que nadie usa: empleados que se fueron y no se dieron de baja, planes mezclados (algunos en Business Standard cuando solo necesitan Basic), Copilot por usuario que solo usan tres personas, complementos como Visio o Project pagados por cuota fija que se podrían pasar a uso esporádico. Cuando subes un 12% sobre una factura inflada un 20%, el daño se multiplica. Si quieres ver cómo se ataca esto en serio, el detalle está en nuestra guía sobre auditoría de Microsoft 365 y Copilot para reducir costes.

La ventana de ahorro: qué hay que hacer antes del 30 de junio

La buena noticia es que tienes margen. Microsoft no aplica la subida a contratos anuales ya firmados antes del 1 de julio. Si renuevas tu contrato antes de esa fecha, congelas el precio actual durante 12 meses más. Es una palanca legítima y, bien usada, paga el trabajo de revisarlo todo.

Tres pasos concretos para esas seis semanas:

1. Localiza tu fecha de renovación real. No la del proveedor que te factura cada mes: la del contrato anual con Microsoft. Si pagas mensual sin compromiso anual, vas a precio nuevo desde la primera factura de julio. Si tienes anual con renovación automática, tu fecha está en el portal de admin de M365 o se la pides a tu gestor de cuenta. Sin ese dato, no puedes decidir nada.

2. Audita usuarios y licencias activas. Esto es lo que de verdad mueve la cuenta. Saca el listado de licencias asignadas, crúzalo con el listado de personas activas en nómina y marca todo lo que sobra:

• Cuentas de personas que ya no están.
• Usuarios con plan superior al que necesitan (Business Standard que harían igual con Basic).
• Copilot por usuario asignado a quien no lo abre.
• Buzones compartidos pagados como cuenta completa.
• Add-ons (Visio, Project, Teams Phone) que llevan meses sin actividad.

En auditorías reales con clientes de Libertia IT, este paso suele liberar entre el 12 y el 25% del gasto. Es decir, antes incluso de que llegue la subida ya estás recuperando dinero.

3. Decide: renovar ahora, cambiar de plan o esperar. Con la fecha y el dimensionamiento correcto en la mano, la decisión es financiera, no técnica. Si tu renovación cae después del 1 de julio y el censo de usuarios es estable, renueva en junio al precio viejo. Si tu plantilla está creciendo o tienes mezclas raras de planes, aprovecha para consolidar al plan que de verdad usas. Si Copilot va a entrar en serio en septiembre, mide cuántas licencias necesitas y cuáles puedes agrupar.

Lo que no puedes hacer: dejar que pase julio sin haber mirado nada y enterarte de la subida con la siguiente factura.

Lo que rara vez te cuenta tu proveedor

Te lo digo claro: tu reseller de Microsoft cobra del volumen que te factura. Negociar contigo para pagar menos no es su negocio. Por eso la conversación de «renueva antes de julio» suele venir con un «y aprovecha para subir a Premium» o «y añade tres licencias de Copilot». Puede tener sentido, pero la decisión la tienes que tomar tú con los números delante, no con la prisa de la fecha.

Lo que sí te conviene exigirle a quien gestione tus licencias:

• Listado completo de licencias asignadas vs activas en los últimos 30 días. Si no te lo dan, mala señal.
• Comparativa por plan del coste actual vs el coste post-julio para tu tamaño concreto, en euros y en tu calendario de renovación.
• Recomendación escrita de qué hacer antes del 30 de junio y por qué. Que asuma el criterio.
• Coste y plazo de migrar entre planes si descubres que estás en el plan equivocado.

Si tu MSP no te entrega esos cuatro documentos, estás pagando un proveedor de facturación, no un asesor. Es exactamente el patrón que comentamos en cuándo una pyme necesita un vCIO: IT que llega en facturas sueltas y nadie pone número a lo que pagas.

El caso de la asesoría de Alcobendas

Cliente: asesoría civil-mercantil de 18 personas en Alcobendas.

• Antes de la auditoría: 24 licencias de Microsoft 365 Business Standard, 4 cuentas inactivas (3 ex-empleados, 1 buzón duplicado), 6 licencias de Copilot por usuario asignadas a personas que las habían abierto menos de cinco veces en tres meses.
• Coste anterior: ~4.300 €/año en Microsoft 365 + ~1.680 €/año en Copilot = 5.980 €/año.
• Después de auditoría: 18 licencias Business Standard + 3 Copilot reasignadas a quien sí lo usa.
• Coste post-auditoría a precio actual: ~3.225 €/año + ~840 €/año = 4.065 €/año. Ahorro de ~1.915 €/año.
• Renovación en junio antes de la subida: precio congelado durante 12 meses adicionales. Se evita la subida del 12% sobre una base ya saneada (~485 €/año adicionales evitados).
• Tiempo total invertido: 4 horas de trabajo conjunto entre el director general, su contable y un técnico de Libertia IT.

Qué pasa con Copilot en este escenario

Hay una pregunta que aparece sí o sí en cada auditoría desde que cambió el escenario en abril: «¿Subo a Copilot ahora que igualmente me sube todo?». Lo cubrimos en detalle en cómo decidir si Copilot vale 21 €/usuario/mes para tu pyme, pero en una línea: Copilot por usuario solo compensa si tu equipo va a usar Word, Excel y Outlook con asistente más de tres veces por semana. Si la mayoría de tu plantilla no escribe documentos largos ni cruza datos en Excel, te conviene Copilot Chat (gratuito en copilot.microsoft.com con cuenta de trabajo) o licencias por usuario solo a los que de verdad lo abren.

Lo que NO tiene sentido es comprar Copilot para todo el mundo porque ya que estamos. Es exactamente el tipo de gasto que acaba inflando la base sobre la que luego sube la tarifa.

Cuándo NO te interesa renovar antes de julio

No siempre la mejor decisión es congelar el precio actual. Hay tres casos donde conviene esperar:

1. Tu plantilla va a bajar en los próximos meses. Si vas a tener menos usuarios en septiembre que ahora, congelar 12 meses al censo actual te ata a pagar por gente que no estará.
2. Estás valorando salir parcialmente de M365. Algunos despachos y asesorías están moviendo cargas a Google Workspace o a stacks mixtos por coste. Si esa decisión está sobre la mesa, no te ates 12 meses más.
3. Tu proveedor te ofrece un descuento agresivo en una alternativa. Hay partners que están cerrando contratos a 24 meses con precios congelados o con créditos de migración. Si la oferta es seria y por escrito, hay margen para negociar.

En cualquiera de los tres casos, la decisión sigue siendo financiera. Lo importante es haberla tomado, no haberla evitado.

¿Cuánto sube exactamente Microsoft 365 el 1 de julio de 2026?

Business Basic sube un 16,7% (de unos 6 € a unos 7 € usuario/mes), Business Standard un 12% (de unos 12,5 € a unos 14 €) y Enterprise E3 un 8,3%. Las cifras corresponden a la nueva tarifa publicada por Microsoft en diciembre de 2025 y se aplican en el siguiente ciclo de renovación de cada contrato.

¿Cómo evito pagar la subida si renuevo antes del 1 de julio?

Si renuevas un contrato anual antes del 1 de julio de 2026, mantienes el precio actual durante los 12 meses siguientes. Solo aplica a contratos anuales firmados antes de esa fecha; los que pagan mensual sin compromiso pasan al precio nuevo desde la factura de julio.

¿Vale la pena auditar las licencias antes de renovar?

Sí, casi siempre. En las auditorías que hacemos en Libertia IT el ahorro tipo está entre el 12 y el 25% del gasto anual en Microsoft 365. Sumado a la ventana antes del 1 de julio, una pyme bien revisada puede empezar el siguiente ciclo pagando menos que ahora pese a la subida.

¿Tiene sentido subir a Microsoft 365 Copilot aprovechando la renovación?

Solo si tu equipo va a usar Word, Excel y Outlook asistido más de tres veces por semana. Para la mayoría de pymes hoy es más razonable activar Copilot por usuario únicamente a quienes lo demandan y mantener el resto en el plan base. Comprar Copilot para todos porque ya que estamos es la receta para hinchar la factura.

¿Qué pasa si pago mensual sin contrato anual?

Pasas al precio nuevo desde la factura de julio. No tienes ventana de ahorro automática; tu único margen es revisar plan y censo de usuarios antes de esa fecha.

¿Qué documentos debo pedirle a mi reseller para decidir bien?

Cuatro: listado de licencias asignadas vs activas en los últimos 30 días, comparativa por plan del coste actual vs post-julio para tu tamaño, recomendación escrita firmada sobre qué hacer antes del 30 de junio, y coste y plazo de migrar entre planes si te interesa cambiar.

¿Por dónde empiezas?

La fecha está marcada: 1 de julio de 2026. A partir de ahí, lo que no hayas decidido lo decide Microsoft por ti durante 12 meses. Tienes dos pasos prácticos.

Hoy mismo: entra al portal de administración de Microsoft 365 (o pídele a tu técnico que lo haga) y pon sobre la mesa dos datos: tu fecha exacta de renovación y el listado de licencias asignadas vs personas activas en nómina. Sin esos dos números, no hay conversación posible.

Esta semana o la siguiente: reserva 30 minutos sin coste con un vCIO de Libertia IT. Te decimos en esa media hora si te conviene renovar antes de julio, qué licencias tirar, qué planes consolidar y qué pedirle a tu reseller actual por escrito. Si los números no salen para tu pyme, te lo decimos también. Agenda 30 minutos con un vCIO de Libertia IT →

Si te interesa el contexto más amplio de optimización de Microsoft 365 y dirección tecnológica para pymes, todo eso entra en la misma conversación.