La Inteligencia Artificial (IA) ha irrumpido con fuerza en el mundo empresarial, empujando a organizaciones de todos los tamaños a adoptar nuevas herramientas para mejorar la productividad y reforzar su competitividad. Entre ellas, Microsoft 365 Copilot destaca por integrar capacidades avanzadas de IA directamente en el entorno habitual de Office 365, facilitando su adopción en el día a día.
Sin embargo, en ese impulso por innovar y “no quedarse atrás”, muchas empresas en Madrid y en el resto de España adquieren licencias de Copilot para toda la plantilla sin analizar si realmente todos los empleados las necesitan. El resultado habitual es el llamado shelfware: software de IA que permanece sin uso mientras la empresa sigue pagando por él. Dado el elevado coste de estas licencias, es fundamental invertir con criterio y asegurar un retorno real de la inversión.
Lo que no se mide no se puede mejorar. Por eso, realizar una auditoría de Microsoft 365 Copilot es clave para evaluar el grado de adopción y cuantificar quién está sacando partido real a la herramienta. Este análisis permite tomar decisiones más inteligentes sobre licencias, reducir costes y aumentar la eficiencia global del negocio.
Audita la ciberseguridad de tu empresa
La realidad del desperdicio en licencias de IA
Comprar licencias en bloque suele parecer una decisión cómoda para el departamento de IT, ya que simplifica la gestión y la contratación. No obstante, este enfoque ignora un factor crítico: no todos los puestos requieren las funcionalidades avanzadas que ofrece Copilot.
El desperdicio de licencias de IA aparece cuando las herramientas se quedan inactivas en los escritorios de los empleados. Por ejemplo, un perfil administrativo puede no necesitar funciones de análisis avanzado, mientras que un técnico de campo apenas utilizará aplicaciones de escritorio con IA integrada.
Pagar por licencias que no se usan supone una fuga constante de presupuesto. Identificar estas ineficiencias es esencial para proteger la cuenta de resultados y redirigir esos recursos hacia iniciativas de mayor valor estratégico para la empresa.
Análisis de los informes de actividad de usuarios
Microsoft pone a disposición de las empresas herramientas integradas para analizar el uso real de Copilot. El punto de partida es el centro de administración de Microsoft 365, desde donde se pueden generar informes de actividad en distintos periodos de tiempo.
Estos informes permiten visualizar métricas como usuarios habilitados, usuarios activos, tasas de adopción y tendencias de uso. Con esta información es sencillo detectar empleados que nunca han utilizado Copilot o cuyo uso es tan limitado que no justifica el coste de la licencia.
Este seguimiento del uso del software facilita decisiones basadas en datos, diferenciando claramente entre usuarios intensivos y usuarios ocasionales o inactivos. Además, abre la puerta a conversaciones con responsables de área para entender por qué determinados equipos no están utilizando la herramienta.
Estrategias para optimizar el presupuesto de IT
Una vez detectado el desperdicio, llega el momento de actuar. El primer paso suele ser recuperar licencias de usuarios inactivos y reasignarlas a empleados que realmente las necesitan. Este simple ajuste puede reducir de forma notable el gasto recurrente en suscripciones.
Otra buena práctica es establecer un proceso formal de solicitud de licencias de Copilot. De este modo, los empleados deben justificar su necesidad, lo que introduce control y responsabilidad en el gasto tecnológico.
La optimización del presupuesto de IT no es un ejercicio puntual, sino un proceso continuo. Revisar estos indicadores de forma mensual o trimestral ayuda a mantener el gasto en software bajo control y alineado con las necesidades reales del negocio.
Impulsar la adopción mediante formación
Un bajo uso de las herramientas de IA no siempre se debe a falta de interés. En muchos casos, los empleados no las utilizan porque no saben cómo hacerlo o no han recibido la formación adecuada. La falta de capacitación genera frustración y reduce la adopción.
Por ello, recortar licencias no es suficiente. También es necesario invertir en formación. Una buena práctica es evaluar el nivel de conocimiento de los empleados sobre Copilot y ofrecer recursos formativos adaptados a su trabajo diario, como tutoriales prácticos o sesiones de formación específicas.
Algunas acciones para mejorar la adopción pueden ser:
- Sesiones internas tipo lunch & learn para mostrar funcionalidades clave
- Compartir casos de éxito de usuarios avanzados dentro de la empresa
- Crear una biblioteca de vídeos cortos con trucos y usos habituales
- Nombrar “responsables de Copilot” en cada departamento que apoyen al resto
Con una formación adecuada, lo que antes era un gasto infrautilizado puede convertirse en un verdadero motor de productividad.
Establecer una política de gobierno del uso de IA
Otra forma eficaz de reducir el desperdicio de licencias es definir una política clara de gobierno del uso de herramientas de IA. Esta política debe establecer quién puede acceder a Copilot, bajo qué criterios y con qué revisiones periódicas.
Por ejemplo, ciertos perfiles como analistas de datos, responsables financieros o equipos de marketing pueden tener acceso automático, mientras que otros roles requieren aprobación de su responsable. Esto evita la sensación de “barra libre” que suele acabar en licencias sin uso.
Comunicar esta política de forma transparente ayuda a crear una cultura de responsabilidad en el uso de los recursos tecnológicos de la empresa.
Prepararse con antelación para la renovación
El peor momento para revisar el uso de Copilot es el día antes de la renovación del contrato. Lo recomendable es realizar auditorías con al menos 90 días de antelación, lo que permite ajustar el número de licencias y renegociar condiciones.
Contar con datos reales de uso otorga una posición de ventaja en las negociaciones con el proveedor, evitando comprometerse a otro año de pago por licencias que no aportan valor.
¿Quieres que te ayudemos en tu proceso de transformación digital?
La importancia de una gestión inteligente
La gestión de los costes de software moderno exige atención constante y decisiones basadas en datos, especialmente en un contexto dominado por modelos de suscripción. Dejar que las licencias se renueven sin control ya no es una opción.
Las auditorías periódicas de Microsoft 365 Copilot protegen el presupuesto de IT y aseguran que la inversión tecnológica esté alineada con el uso real y los objetivos del negocio.
Tome el control de su estrategia de licencias. Analice los datos, cuestione el gasto y asegúrese de que cada euro invertido en tecnología contribuye al crecimiento de su empresa.
¿Está preparado para optimizar el gasto en herramientas de IA? En Libertia IT ayudamos a empresas de Madrid a auditar y optimizar el uso de Microsoft 365 Copilot dentro de sus servicios de mantenimiento informático. Contacte con nosotros y solicite una consultoría.
